Privacyverklaring

Privacyverklaring Administratiekantoor Graven V.O.F.

Onze contactgegevens

Administratiekantoor Graven V.O.F.
Rooijsestraat 99a
6621 AL Dreumel
Of
Postbus 37
6620 AA Dreumel

Tel. 0487-571349
E-mail info@administratiekantoorgraven.nl
Website www.administratiekantoorgraven.nl
KvK 10038921

Registratie Belastingdienst

Ons kantoor is geregistreerd bij de Belastingdienst onder beconnummer: 280124

Klachten over de uitvoering van onze dienstverlening

Uiteraard doen wij ons best u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Als u echter niet tevreden bent, vragen wij u dit ons direct te laten weten. Wij doen dan ons uiterste best om uw klacht zo snel mogelijk te verhelpen.

Uw persoonsgegevens

Administratiekantoor Graven V.O.F. verwerkt o.a. persoonsgegevens voor en in opdracht van de klant. Dit betreft persoonsgegevens van de klant, diens familie of diens medewerkers.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

In de meeste gevallen zijn dit privacygevoelige persoonsgegevens. Dit zijn gegevens als:
NAWTE gegevens
Geslacht
Geboortedata van de klant en diens gezin
BSN nummer
Inkomensgegevens en andere gegevens over de financiële of economische situatie
van de klant
KvK nummer
Aangiftes
Kopie ID-bewijzen

Ten behoeve van de salarisadministratie verwerken we ook volgende gegevens van de werknemers van onze klanten:
NAWTE gegevens
Geslacht
Geboortedatum
Bankrekeningnummer
Tijdvak dienstverband
Parttime % dienstverband
Functie
Salaris
Indien van toepassing ook volgende gegevens:
auto van de zaak inclusief cataloguswaarde, pensioeninhouding, inhouding
personeelsvereniging, aantal gewerkte uren, aantal ziekte-uren, inhouding deel salaris
bij ziekteverzuim, percentage arbeidsongeschiktheid, aantal vrije dagen,
verzekeringsplicht of keuze gemoedsbezwaardheid, stand reservering vakantiegeld,
privé mailadressen medewerkers, kopie ID-bewijzen, jaaropgaven,
verzuimrapportages, lidmaatschap vakbond, gegevens betreffende loonbeslag,
en eventuele overige persoonsgegevens die nodig zijn in het kader van de verstrekte
opdracht.

Administratiekantoor Graven V.O.F. is vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken
voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie.
Vanuit de loonbelasting is tevens een volledige kopie van het identiteitsbewijs verplicht.

De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Administratiekantoor Graven V.O.F. bovendien om de identiteit van de klant vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.

Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om

Met de gegevens die wij van u ontvangen in het kader van het samenstellen van diverse financiële en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken, gaan wij zorgvuldig om. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om te voorkomen dat onbevoegde derden kennis kunnen nemen van deze gegevens.
Ook hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Hoe gebruiken wij de van u ontvangen gegevens?

Wij geven de van u ontvangen persoonsgegevens alleen aan derden door wanneer dat nodig is om een bepaald onderdeel van uw opdracht uit te voeren. Wij geven daarbij alleen die gegevens door die deze derden ook echt nodig hebben om de door ons gevraagde werkzaamheden voor u uit te voeren.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Vanuit de wetgeving hebben wij te maken met een bewaarplicht van 7 jaar.

Wat zijn uw rechten?

U bent onze klant. Dus u heeft het recht om te bepalen welke gegevens wij van u wij wel of niet ontvangen. Maar daarnaast heeft u nog andere rechten. Wij vatten deze hieronder samen.

a) U mag ons altijd een overzicht vragen van de persoonsgegevens die wij van u hebben. Dit overzicht verstrekken wij u kosteloos.

b) Wanneer u meent, dat wij bepaalde gegevens over u onjuist in onze administratie hebben verwerkt, dan kunt u om correctie vragen. Wij stellen dit zeer op prijs, omdat wij uiteraard alleen ons werk goed kunnen doen, wanneer de gegevens waarmee wij voor u werken correct zijn.

c) Indien u niet langer wilt dat wij bepaalde gegevens in onze administratie hebben geregistreerd, dan kunt u ons verzoeken deze gegevens te verwijderen. Uiteraard voldoen wij in dat geval aan uw verzoek. Dit mag echter niet in strijd zijn met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

d) Wij hebben hierboven aangegeven op welke wijze wij de van u ontvangen gegevens gebruiken. Mocht u op enig moment dit gebruik willen beperken, bijvoorbeeld dat wij bepaalde gegevens niet aan een bepaalde organisatie mogen doorgeven, dan kunt u ons dit laten weten. Ook aan dit verzoek zullen wij dan uiteraard tegemoet komen, tenzij wij hierbij onze wettelijke verplichtingen niet kunnen voldoen.

e) Indien u dat wenst, kunt u ons vragen uw gegevens door te zenden aan een derde. Bijvoorbeeld uw advocaat of bank. Na ontvangst van uw verzoek zullen wij zo spoedig mogelijk uw verzoek uitvoeren.

f) Wanneer wij van derden persoonlijke informatie over u ontvangen, bijvoorbeeld van uw verzekeraar, accountant, bank of andere financieel adviseurs dan informeren wij u over de bron waaruit wij deze informatie hebben ontvangen.

Klachten over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan

Zoals hierboven aangegeven, proberen wij zo zorgvuldig mogelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Heeft u vragen over de wijze waarop binnen ons kantoor wordt omgegaan met uw persoonsgegevens? Aarzel dan niet en neem hierover contact met ons op. Wij zullen dan ons best doen om deze vragen zo goed mogelijk te beantwoorden.

Mocht u klachten hebben over de wijze waarop ons kantoor met uw persoonsgegevens is omgegaan, dan spreken wij de wens uit dat u hierover contact opneemt met de directie van ons kantoor. Wij beloven u dat deze klacht onze aandacht krijgt.

Mocht u toch van mening blijven, dat wij niet zorgvuldig genoeg met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.